Regulamin akcji promocyjnej „Badanie satysfakcji klienta 2021”

§ 1. Postanowienia ogólne

1.        Niniejszy regulamin, dalej zwany „Regulaminem”, określa warunki, na jakich prowadzona jest akcja promocyjna "Badanie satysfakcji 2021”, dalej zwany „Akcją Promocyjną”.
2.       Organizatorem Akcji Promocyjnej jest Poldent Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie (k.p. 00-194), ul. Dzika 2, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000112777, NIP: 5240004448, REGON: 006716225, kapitał zakładowy: 2.000.000,00 zł, dalej zwana „Organizatorem”.
3.       Wszelka korespondencja związana z Akcją Promocyjną, a w szczególności reklamacje, winna być kierowana na adres Organizatora wskazany w ust. 2 powyżej lub na adres poczty elektronicznej poldent@poldent.pl
4.       Akcja Promocyjna prowadzona jest na całym obszarze Rzeczypospolitej Polskiej.
5.        Akcja Promocyjna trwa od dnia 23.11.2021r. godzina 14.00 (dzień wysyłki do Uczestników wiadomości e-mail zawierających zaproszenia do wypełniania ankiet satysfakcji klienta) do dnia 7.12.2021r. godzina 14.00 (dzień zakończenia przyjmowania reklamacji), przy czym ankiety satysfakcji klienta można wypełniać do dnia 7.12.2021r. godzina 14.00 (po tej dacie moduł umożliwiający wypełnianie ankiet zostanie dezaktywowany).
6.        Organizator jest przyrzekającym nagrodę w rozumieniu art. 919 i 921 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny, dalej zwanej „k.c.”.
7.        W Akcji Promocyjnej nie mogą brać udziału pracownicy i przedstawiciele Organizatora, pracownicy i przedstawiciele innych podmiotów biorących bezpośredni udział przygotowaniu i prowadzeniu Akcji Promocyjnej na zlecenie Organizatora oraz członkowie najbliższej rodziny osób należących do w/w kategorii. Przez „członków najbliższej rodziny” rozumie się wstępnych, zstępnych, rodzeństwo, małżonka oraz osoby pozostające w stosunku przysposobienia. Przez „pracowników” rozumie się także osoby wykonujące w sposób stały usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej.
8.        Akcja Promocyjna nie jest grą losową, loterią fantową, zakładem wzajemnym ani loterią promocyjną, których wynik zależy od przypadku w rozumieniu art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych.

§ 2. Warunki uczestnictwa w Akcji Promocyjnej

1.        Z zastrzeżeniem postanowień § 1 ust. 7 Regulaminu, w Akcji Promocyjnej może wziąć udział pełnoletnia osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, która w okresie ostatnich 15 lat dokonała zakupu dowolnych produktów i/lub usług z oferty Organizatora i która otrzymała od Organizatora na swój adres poczty elektronicznej wiadomość e-mail z zaproszeniem do wypełnienia ankiety satysfakcji klienta, dalej zwana „Uczestnikiem”.
2.        W dniu 23.11.2021r. Organizator roześle do potencjalnych Uczestników wiadomości e-mail zawierające zaproszenie do wypełnienia ankiety satysfakcji klienta, dalej zwanej „Ankietą”. Wiadomość e-mail będzie zawierała w swej treści aktywny link do Ankiety, z którego Uczestnik będzie mógł skorzystać celem jej wypełnienia.
3.        Aby wziąć udział w Akcji Promocyjnej i uzyskać nagrodę Uczestnik powinien dokonać następujących czynności:
4.        Zapoznać się z niniejszym regulaminem i zaakceptować jego postanowienia,
5.        Wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby uczestnictwa w Akcji Promocyjnej,
6.        Wypełnić Ankietę i przesłać ją do Organizatora za pomocą formularza online udostępnionego przez Organizatora w okresie od dnia 23.11.2021r. godzina 14.00 do dnia 7.12.2021r. godzina 14.00.
7.        Zanotować lub pobrać unikalny kod promocyjny, który zostanie udostępniony Uczestnikowi po wypełnieniu i przesłaniu kompletnej Ankiety, zwany dalej „Kodem Promocyjnym”. Kod Promocyjny uprawnia Uczestnika do uzyskania nagrody w postaci zniżki o wartości 100,00 zł (słownie : sto złotych) na jedno dowolne szkolenie z oferty Organizatora, zwanej dalej „Nagrodą”.
8.        Każdy Uczestnik może wypełnić i przesłać dowolną ilość Ankiet jednak jest uprawniony do otrzymania tylko jednej Nagrody (niezależnie od ilości uzyskanych Kodów Promocyjnych). Po realizacji przez danego Uczestnika pierwszego Kodu Promocyjnego kolejne Kody Promocyjne uzyskane przez tego Uczestnika nie będą podlegały zmianie na Nagrody.
9.        Ankiety przesłane w inny sposób niż wskazany w § 2 ust. 3 lit. b, nie będą przyjmowane przez Organizatora i nie będą brały udziału w Akcji Promocyjnej.
10.        O momencie spełniania warunków uzyskania Nagrody decyduje moment przesłania przez Uczestnika Ankiety w sposób wskazany w § 2 ust. 3 lit. b.
11.        Ankiety nie mogą zawierać wulgaryzmów, treści politycznych, religijnych, obraźliwych lub sprzecznych z prawem, treści reklamowych dotyczących innych produktów, niż produkty Organizatora, w tym zwłaszcza nazw i znaków towarowych, oraz nie mogą naruszać praw osób trzecich, w tym zwłaszcza autorskich praw majątkowych, dóbr osobistych i prawa do wizerunku. Ankiety zawierające jakiekolwiek z powyższych treści nie będą brały udziału w Akcji Promocyjnej.

§ 3. Nagrody i zasady realizacji Kodów Promocyjnych

1.        W Akcji Promocyjnej przewidziane zostało po jednej Nagrodzie dla każdego Uczestnika. Dotyczy to również Uczestników będących osobami prawnymi lub jednostkami organizacyjnymi niemającymi osobowości prawnej.
2.        Nagrodami w Akcji Promocyjnej są zniżki o wartości 100,00 zł (słownie : sto złotych) na jedno dowolne szkolenie z oferty Organizatora.
3.        Nagrody są przekazywane Uczestnikom w formie Kodów Promocyjnych udostępnianych po wypełnieniu Ankiety. W celu realizacji Kodu Promocyjnego (zamiany Kodu Promocyjnego na Nagrodę) Uczestnik powinien zapisać lub w inny sposób utrwalić Kod Promocyjny.
4.        Każdy Uczestnik może otrzymać tylko jedną Nagrodę. Uczestnik, któremu przyznano prawo do Nagrody, nie ma prawa żądać zamiany Nagrody na inną Nagrodę ani na jej ekwiwalent pieniężny.
5.        Kod Promocyjne uprawniające do uzyskania Nagród są ważne w okresie od 1 stycznia 2022 r. do 31 maja 2021 r. i po upływie tego okresu nie będą już mogły być zamienione na Nagrody (decyduje data szkolenia, na które Uczestnik chce uzyskać zniżkę). Zamiar realizacji Kodu Promocyjnego (zamiany go na Nagrodę) Uczestnik powinien zgłosić Organizatorowi w momencie dokonywania zgłoszenia na szkolenie. W takiej sytuacji Organizator poprosi uczestnika o podanie Kodu Promocyjnego oraz adresu poczty elektronicznej, na który została wysłana wiadomości e-mail zawierająca zaproszenie do wypełnienia Ankiety (celem weryfikacji, czy dany Kod Promocyjny nie został już wykorzystany albo czy użytkownik tego adresu poczty elektronicznej nie wykorzystał już innego Kodu Promocyjnego). Niespełnienie powyższych warunków uniemożliwia realizację Kodu Promocyjnego.
6.        Kod Promocyjny uprawniający do Nagrody może w imieniu Uczestnika zrealizować osoba trzecia wskazana przez Uczestnika (np. członek personelu Uczestnika będącego osobą prawną). W takim przypadku musi ona jednak spełnić wymogi przewidziane w § 3 ust. 5 i dodatkowo przedstawić zgodę Uczestnika na realizację Kodu Promocyjnego w jego imieniu. 

§ 4. Postępowanie reklamacyjne i odpowiedzialność Organizatora

1.        Wszelkie reklamacje dotyczące Akcji Promocyjnej Uczestnicy winni przesyłać w formie pisemnej, listem poleconym na adres Organizatora lub w formie wiadomości e-mail na adres poczty elektronicznej poldent@poldent.pl w terminie 30 dni kalendarzowych licząc od dnia 7.12.2021r.
2.        Reklamacja powinna zawierać: imię, nazwisko lub nazwę Uczestnika, adres do korespondencji (w przypadku reklamacji składanych w formie pisemnej), adres e-mail, na który została wysłana wiadomość e-mail od Organizatora zawierająca zaproszenie do wypełnienia Ankiety, określenie przedmiotu reklamacji, wskazanie przyczyn i okoliczności uzasadniających reklamację oraz podpis Uczestnika. Reklamacje nie zawierające tych elementów nie będą rozpatrywane.
3.        Organizator rozpatrzy reklamację niezwłocznie, jednak nie później nić w terminie 14 dni licząc od dnia jej otrzymania. Uczestnik zostanie powiadomiony o wyniku postępowania reklamacyjnego na piśmie lub pocztą elektroniczną w terminie 7 dni licząc od dnia rozpatrzenia reklamacji.
4.        W przypadku nieuwzględnienia reklamacji Uczestnik reklamację ma prawo dochodzić swoich roszczeń przed sądem powszechnym.
5.        Organizator nie ponosi odpowiedzialności ani nie jest stroną w sporach dotyczących praw Uczestników do korzystania z adresów poczty elektronicznej, na które zostały wysłane wiadomości e-mail zawierające zaproszenia do wypełnienia Ankiety.

§ 5. Wykluczenie z udziału w Akcji Promocyjnej

1.        Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia z udziału w Akcji Promocyjnej Uczestników, którzy nie spełniają jakichkolwiek warunków do uczestnictwa określonych w niniejszym Regulaminie, których działania sprzeczne są z dobrymi obyczajami, są sprzeczne z prawem.
2.        Wykluczenie z udziału w Akcji Promocyjnej może nastąpić również po jej zakończeniu ale przed zrealizowaniem Kodu Promocyjnego, o ile Organizator dopiero wówczas ustali wystąpienie przyczyn wykluczenia wskazanych w § 5 ust. 1 powyżej.
3.        O wykluczeniu z udziału w Akcji Promocyjnej Uczestnik zostanie poinformowany za pośrednictwem poczty elektronicznej.

  § 6. Ochrona danych osobowych

1.        Administratorem danych osobowych zbieranych od Uczestników będących osobami fizycznymi jest Organizator. Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie na zasadach przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”). Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail : poldent@poldent.pl
2.        Dane osobowe Uczestników Akcji Promocyjnej będą przetwarzane w celu :
3.        Wysyłki wiadomości e-mail zawierających zaproszenia do wypełnienia Ankiety, organizacji, przeprowadzenia Akcji Promocyjnej, wysyłki Ankiet, realizacji Kodów Promocyjnych i odbioru Nagród – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu Organizatora jakim jest prowadzenie badań satysfakcji klientów, celem usprawnienia własnej oferty (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
4.        Ewentualnego dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami (np. w ramach procedury reklamacyjnej) – podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie usprawiedliwionego interesu Organizatora jakim jest dochodzenie roszczeń i obrona przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
5.        Podanie danych osobowych ma charakter dobrowolny, ale jest niezbędne do uczestnictwa w Akcji Promocyjnej.
6.        Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do treści ich danych osobowych oraz, z zastrzeżeniem przepisów prawa, przysługuje prawo do: a) sprostowania danych, b) usunięcia danych, c) ograniczenia przetwarzania danych. W zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Organizatora, Uczestnikom przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. W zakresie w jakim podstawa przetwarzania danych jest zgoda Uczestnicy mają prawo jej wycofania, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonania na podstawie zgody przed jej wycofaniem. W zakresie, w jakim dane Uczestników są przetwarzane na podstawie zgody – Uczestnikom przysługuje także prawo do przenoszenia danych osobowych, tj. do otrzymania od Organizatora tych danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, które następnie mogą przesłać innemu administratorowi.
7.        Organizator będzie przetwarzał wyłącznie następujące dane osobowe Uczestników : adresy poczty elektronicznej. W przypadku zainicjowania przez Uczestnika procedury reklamacyjnej Organizator może dodatkowo przetwarzać następujące dane : imię, nazwisko, adres do korespondencji, numer telefonu. Same Ankiety nie wymagają wpisania danych osobowych Uczestników.
8.        Uczestnikom przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli uznają, że ich dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z prawem.
9.        Dane osobowe Uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany i nie będą poddawane profilowaniu.
10.       Dane osobowe Uczestników mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Organizatora, na podstawie umowy zawartej z Organizatorem i wyłącznie zgodnie z poleceniami Organizatora (np. firma mailingowa, współorganizatorzy szkoleń objętych Akcją Promocyjną itd.). Dane nie będą przekazywane do odbiorców znajdujących się w państwach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
11.       Dane osobowe Uczestników będą przechowywane do czasu przedawnienia roszczeń z tytułu uczestnictwa w Akcji Promocyjnej. Dane osobowe osób, które wypełniły i przesłały Ankietę ale nie wzięły udziału w Akcji Promocyjnej (nie zrealizowały Kodów Promocyjnych w terminie ich ważności) będą przetwarzane do czasu wniesienia przez te osoby sprzeciwu wobec przetwarzania ich danych ale nie dłużej niż przez 3 lata licząc od dnia przesłania Ankiety.

§ 7. Postanowienia końcowe

1.        Wszelkie spory wynikłe z tytułu wykonania zobowiązań związanych z Akcją Promocyjną będą rozstrzygane przez właściwy sąd powszechny.
2.        W kwestiach nieuregulowanych Regulaminem stosuje się przepisy Kodeksu Cywilnego oraz inne powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego.
3.        Regulamin Akcji Promocyjnej jest dostępny na stronie internetowej Organizatora pod adresem www.poldent.pl oraz w siedzibie Organizatora. Ponadto link do regulaminu będzie rozsyłany do Uczestników za pośrednictwem poczty elektronicznej wraz z wiadomościami e-mail zawierającymi zaproszenie do wypełnienia Ankiety.