Polityka prywatności

1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

1.1.      Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady gromadzenia, wykorzystywania, przetwarzania i ochrony danych osobowych użytkowników (dalej zwanych „Użytkownikami”) serwisu poldent.pl oraz działającego w ramach tego serwisu sklepu internetowego (dalej zwanych łącznie „Serwisem”), stanowiących własność spółki pod firmą Poldent Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Warszawie (k. p. 00-194) przy ul. Dzikiej 2, KRS: 0000112777, NIP: 5240004448, REGON: 006716225, a także określa zasady wykorzystywania plików Cookies w Serwisie.

1.2.         Administratorem danych osobowychUżytkowników w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej zwanego: „RODO”) jest spółka pod firmą Poldent Sp. z o. o. (dalej zwana: „Administratorem”).

1.3.         Kontakt z Administratorem jest możliwy pod numerem telefonu (22) 351 76 50-51 pod adresem e-mail: poldent@poldent.pl oraz pisemnie pod adresem siedziby Administratora: ul. Dzika 2, 00-194 Warszawa.

1.4.         Użytkownikami Serwisu są osoby korzystające z usług świadczonych przez Administratora za pośrednictwem Serwisu i dokonujących zakupów za pośrednictwem działającego w ramach Serwisu Sklepu Internetowego.

2. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW

2.1.      Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników wyłącznie w celach:

1)  umożliwienia Użytkownikom korzystania z Serwisu, przez co należy rozumieć realizację usług świadczonych w ramach Serwisu, w tym w szczególności składania i realizacji zamówień dokonywanych w ramach sklepu internetowego, zapisywanie się na szkolenia organizowane lub współorganizowane przez Administratora, umożliwienie rejestracji konta klienta w sklepie internetowym, zapewnienia obsługi tego konta, w tym również rozwiązywania problemów technicznych związanych z jego funkcjonowaniem,

2)  prowadzenie marketingu usług świadczonych przez Administratora, w tym wysyłki newslettera,

3)  rozpoznawania reklamacji Użytkowników;

4)  zapewnienia bezpieczeństwa usług świadczonych przez Administratora drogą elektroniczną, w tym w szczególności w celu egzekwowania przestrzegania przez Użytkowników regulaminu Serwisu oraz zapobiegania i przeciwdziałania oszustwom i nadużyciom;

5)  realizacji przez Administratora obowiązków wynikających z przepisów podatkowych oraz przepisów o rachunkowości (m. in. wystawianie faktur, prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, prowadzenie ewidencji sprzedaży VAT, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz informacji VAT_JPK itd.);

6)  dochodzenia roszczeń wynikających z prowadzonej przez Administratora działalności gospodarczej lub obrony przed takimi roszczeniami;

7)  analizy ruchu Użytkowników w Serwisie, prowadzenia statystyk, badania opinii i satysfakcji Użytkowników;

8)  udzielania odpowiedzi na pytania Użytkowników kierowane do Administratora za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego w Serwisie.

3. PRZETWARZANE DANE OSOBOWE

3.1.     Administratorgromadzi, wykorzystuje i przetwarza następujące dane osobowe Użytkowników, o ile zostaną one dobrowolnie podane:

1)  imię i nazwisko;

2)  adres zamieszkania/adres prowadzenia działalności gospodarczej/adres doręczenia, jeżeli jest inny niż oba powyższe;

3)  adres e-mail;

4)  numer telefonu;

5)  Nazwa firmy;

6)  Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) – w przypadku Użytkowników dokonujących zakupów w sklepie internetowym dostępnym w ramach Serwisu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz Użytkowników dokonujących zgłoszenia na szkolenia organizowane przez Administratora; którzy zgłoszą zapotrzebowanie na otrzymanie faktury VAT;

7)  Numer rachunku bankowego – w przypadku Użytkowników dokonujących zakupów w sklepie internetowym dostępnym w ramach Serwisu.

3.2.      Dodatkowo, podczas korzystania z Serwisu serwery, z których korzysta Administratorw sposób zautomatyzowany zapisują tzw. logi systemowe, czyli anonimowe informacje, takie jak np. czas wizyty Użytkownika, adres IP, adres URL, rodzaj używanej przeglądarki internetowej itp.

4. PODSTAWA PRAWNA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

4.1.      Administratorprzetwarzana dane osobowe Użytkowników na podstawie następujących przepisów:

1)  art. 6 ust. 1 lit. a RODO – osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (dotyczy przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w pkt 2.1.2, w tym zwłaszcza w zakresie wysyłki newslettera oraz w pkt 2.1.8 niniejszej Polityki Prywatności);

2)  art. 6 ust. 1 lit. b RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (dotyczy przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w pkt 2.1.1, 2.1.3 niniejszej Polityki Prywatności);

3)  art. 6 ust. 1 lit c RODO – przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających z przepisów podatkowych (dotyczy przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w pkt 2.1.5 niniejszej Polityki Prywatności);

4)  art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora (dotyczy przetwarzania danych osobowych w celach wskazanych w pkt 2.1.2, 2.1.4, 2.1.6, 2.1.7 niniejszej Polityki Prywatności);

4.2.      Udzielenie zgody przez Użytkowników na przetwarzanie ich danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne w celu świadczenia przez Administratora usług w ramach Serwisu.

5. ZASADY GROMADZENIA, WYKORZYSTYWANIA I PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

5.1.     Administrator zobowiązuje się do należytej ochrony danych osobowych Użytkowników zgodnie z poniższymi zasadami:

1)  dane osobowe Użytkowników Serwisu są przetwarzane z zachowaniem wymogów RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz innych obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, które uzupełniają i/lub wdrażają RODO,

2)  Administratorstosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane osobowe Użytkowników przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym, utratą czy uszkodzeniem,

3)  dane osobowe Użytkowników Serwisu nie będą przez Administratora udostępniane innym podmiotom ani osobom trzecim z wyjątkiem przypadków, gdy:

a)      Użytkownik wyrazi na to zgodę,

b)      jest to konieczne z celu realizacji usług świadczonych przez Administratora za pośrednictwem Serwisu – w tym przypadku Administrator udostępnia tylko te dane osobowe, które są niezbędne w celu realizacji ww. usług;

c)       jest to wymagane zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa lub uzasadnionym żądaniem instytucji państwowych;

d)      jest to konieczne z uwagi na wykrywanie oszustw i zapobiegania im, a także rozwiązywania problemów dotyczących bezpieczeństwa i kwestii technicznych;

e)      jest to koniecznie do dochodzenia należności przysługujących Administratorowi lub obrony przed takimi roszczeniami,

4)  w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa dane osobowe mogą być również udostępnianie zaufanym podmiotom trzecim, które Administrator upoważnił lub którym powierzył przetwarzanie danych osobowych, w celach związanych ze świadczeniem usług przez Administratora, tj. np. biurom rachunkowym, podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską, podmiotom świadczącym usługi hostingu, bankom, dostawcom oprogramowania do obsługi sklepu internetowego, podmiotom realizującym przesyłki marketingowe, pracownikom, współpracownikom itp., jedynie w zakresie koniecznym do realizacji celów wskazanych w niniejszej Polityce Prywatności. Dane osobowe Użytkowników nabywających towary z oferty Administratora mogą być dodatkowo udostępniane producentom zakupionych towarów w związku z dokonywaniem dostawy bezpośrednio od producenta, koniecznością monitorowania wyrobów medycznych i/lub realizacji napraw gwarancyjnych. Dane osobowe Użytkowników będących uczestnikami szkoleń organizowanych lub współorganizowanych przez Administratora będących lekarzami lub lekarzami dentystami mogą być dodatkowo przekazywane właściwej okręgowej izbie lekarskiej lub Krajowej Izbie Lekarskiej celem naliczenia punktów edukacyjnych.

5)  dane osobowe Użytkowników mogą być wykorzystane jedynie do celów, w jakich zostały zgromadzone;

6)  dane osobowe Użytkowników będą przetwarzane nie dłużej niż to będzie konieczne do należytego świadczenia usług w ramach Serwisu. Dane przetwarzane w związku ze złożonymi zamówieniami i usługami świadczonymi w ramach Serwisu będą przetwarzane do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z umów sprzedaży / umowy na uczestnictwo w szkoleniu lub do czasu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych (w zależności, które z tych zdarzeń nastąpi później). Dane przetwarzane w celach marketingowych, na podstawie zgody Użytkownika lub w oparciu o przesłankę niezbędności przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Administratora, będą przetwarzane do czasu cofnięcia udzielonej zgody na ich przetwarzanie lub do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec dalszego ich przetwarzania. Po upływie okresu przetwarzania dane osobowe Użytkowników zostaną usunięte;

7)  dane osobowe nie będą przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (do krajów innych niż kraje Unii Europejskiej oraz Islandia, Norwegia i Liechtenstein).

8)  W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkowników decyzję dotyczące Użytkowników nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowanych (bez udziału człowieka). W szczególności w ramach Serwisu nie będzie stosowane tzw. profilowanie danych.

9)  W Serwisie mogą być publikowane linki do stron internetowych, które nie są prowadzone przez Administratora, ale przez podmioty trzecie. Każdorazowo wchodząc na stronę dostępną pod linkiem Użytkownik powinien zapoznać się z polityką prywatności, warunkami korzystania z tej strony oraz innymi obowiązującymi dla niej politykami i regulaminami. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za przetwarzanie danych Użytkowników przez podmioty prowadzące te strony, które mają status niezależnych administratorów danych osobowych.

6. PRAWA UŻYTKOWNIKÓW DOTYCZĄCE DANYCH OSOBOWYCH

6.1.     Każdy Użytkownik ma prawo do:

1)  Wglądu (dostępu) do dotyczących jego danych osobowych prztwarzanych przez Administratora;

2)  żądania poprawiania danych osobowych, jeżeli uważa, że przechowywane przez Administratora dane osobowe są nieaktualne, niekompletne lub nieprawdziwe;

3)  żądania ograniczania przetwarzania danych osobowych;

4)  żądania usunięcia danych osobowych;

5)  zgłoszenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w przypadkach określonych w art. 21 RODO (m. in. w zakresie w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych Użytkownika jest przesłanka prawnie uzasadnionego interesu Administratora, w szczególności wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym profilowania - w takim przypadku wniesiony sprzeciw jest dla Administratora wiążący);

6)  żądania przeniesienia danych osobowych innemu administratorowi danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego, o ile jest to technicznie możliwe (dotyczy danych przetwarzanych w celu zawarcia i wykonania umowy lub przetwarzanych na podstawie zgody Użytkownika);

7)  cofnięcia zgody w dowolnym momencie, przy czym wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem

6.2.     Skorzystanie z uprawnień Użytkownika, wymienionych powyżej następuje poprzez złożenie przez Użytkownika właściwego oświadczenia woli drogą pocztową na adres Administratora lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail poldent@poldent.pl.

6.3.     Użytkownikowi przysługuje również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. MECHANIZM COOKIES

7.1.     Strona internetowa Serwisu używa plików tekstowych zwanych pliki cookies (tzw. „ciasteczka”).

7.2.     Pliki cookies stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym Użytkownika i przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych Serwisu. Pliki cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Pliku cookies nie zawierają informacji umożliwiających identyfikację poszczególnych Użytkowników i nie służą do gromadzenia ich danych osobowych.

7.3.     Podmiotem zamieszczającym na urządzeniu końcowym Użytkownika pliki cookies oraz uzyskującym do nich dostęp jest Administrator.

7.4.     W celu korzystania z Serwisu konieczne jest zezwolenie na przechowywanie na urządzeniu końcowym Użytkownika plików cookies. Brak zezwolenia może oznaczać brak możliwości lub utrudnienia w korzystaniu z Serwisu.

7.5.     Pliki cookies nie zmieniają konfiguracji urządzenia końcowego Użytkownika, nie służą do instalowania bądź odinstalowania jakiegokolwiek oprogramowania, nie ingerują w integralność systemu bądź danych Użytkownika.

7.6.     Administrator zastrzega sobie możliwość korzystania z usług podmiotów trzecich w zakresie opracowania statystyk dotyczących korzystania z Serwisu. W takim przypadku podmiotom takim nie zostaną udostępnione żadne dane identyfikujące Użytkowników.

7.7.     Pliki cookies wykorzystywane są w celu: a) dostosowania zawartości stron internetowych Serwisu do preferencji Użytkowników oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych; w szczególności pliki te pozwalają rozpoznać urządzenie Użytkownika Serwisu i odpowiednio wyświetlić stronę internetową, dostosowaną do jego indywidualnych potrzeb; b) tworzenia statystyk, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy korzystają ze stron internetowych Serwisu, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości. Statystyki tworzone są w sposób nie pozwalający na identyfikację poszczególnych Użytkowników. c) utrzymania sesji Użytkownika (po zalogowaniu), dzięki której Użytkownik nie musi na każdej podstronie Serwisu ponownie wpisywać loginu i hasła.

7.8.     W ramach Serwisu stosowane są lub mogą być stosowane następujące rodzaje plików cookies:

1)  „niezbędne” pliki cookies - umożliwiające korzystanie z usług dostępnych w ramach Serwisu,

2)  pliki cookies służące do zapewnienia bezpieczeństwa, np. wykorzystywane do wykrywania nadużyć w zakresie uwierzytelniania w ramach Serwisu;

3)  „wydajnościowe” pliki cookies, umożliwiające zbieranie informacji o sposobie korzystania z Serwisu;

4)  „funkcjonalne” pliki cookies, umożliwiające „zapamiętanie” wybranych przez Użytkownika ustawień i personalizację interfejsu Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka lub regionu, z którego pochodzi Użytkownik, rozmiaru czcionki, wyglądu Sklepu itp.;

5)  „reklamowe” pliki cookies, umożliwiające poprzez profilowanie dostarczanie Użytkownikom treści reklamowych bardziej dostosowanych do ich zainteresowań.

7.9.     Zgodnie z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 16 lipca 2004 r. Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1954), Użytkownik ma prawo zadecydowania w zakresie dostępu plików cookies do swojego komputera poprzez ich uprzedni wybór w oknie swojej przeglądarki. „W wielu przypadkach oprogramowanie służące do przeglądania stron internetowych (przeglądarka internetowa) domyślnie dopuszcza przechowywanie plików cookies w urządzeniu końcowym Użytkownika. Użytkownicy mogą dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących plików cookies. Ustawienia te mogą zostać zmienione w szczególności w taki sposób, aby blokować automatyczną obsługę plików cookies w ustawieniach przeglądarki internetowej bądź informować o ich każdorazowym zamieszczeniu w urządzeniu Użytkownika. Szczegółowe informacje o możliwości i sposobach obsługi plików cookies dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej).

7.10.  Administrator informuje, że ograniczenia stosowania plików cookies mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępnych w Serwisie.

8. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI

8.1.     Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce Prywatności, jeżeli wymagać tego będą przepisy prawa lub zmiany wprowadzane w Serwisie. O planowanej zmianie oraz terminie jej wejścia w życie Administrator poinformuje Użytkownika za pośrednictwem Serwisu, a w stosunku do zarejestrowanych Użytkowników informacja zostanie także przekazana za pośrednictwem konta Użytkownika.

8.2.     Użytkownika korzystającego z Serwisu obowiązuje aktualna Polityka Prywatności udostępniona przez Administratora.